Copilot活用に向けた「Microsoft Teamsでの情報共有の考え方」を作成しました | 北海道大学DX業務推進室

北海道大学のDX（デジタルトランスフォーメーション）業務推進室が、Microsoft 365 Copilot（以下、Copilot）という新しいAIツールを使いこなすための、ちょっとした「お作法」について発信しています。

Copilotは、皆さんが普段使っているWordやExcel、そして今回話題になっているTeamsといったMicrosoftのサービスに組み込まれるAIアシスタントです。質問に答えたり、文章を要約したり、メールの下書きを作ったりと、まるで優秀な秘書のように私たちの仕事を助けてくれることが期待されています。

でも、このCopilot、その力を最大限に引き出すためには、ちょっとした「コツ」がいるんです。それは、仕事のやり取りで使うTeamsというコミュニケーションツールに、業務に関する情報がきちんと整理されて置かれているかどうか、ということ。情報がバラバラだったり、どこにあるか分からなかったりすると、Copilotも「あれ？この情報どこだっけ？」となってしまい、うまく働けません。

そこで北大のDX推進室は、「Teamsを情報共有のハブ（中心）にしよう！」という考え方を提案しています。つまり、チームでの仕事で使う情報は、できるだけTeamsの中に集めて、誰が見ても分かりやすいように整理しておこう、というわけです。これによって、Copilotが「このプロジェクトの最新の進捗は？」とか「〇〇に関する過去の議論は？」といった質問に、素早く正確に答えてくれるようになる、という仕組みです。

大学という組織は、たくさんの人が関わっていて、部署ごとに仕事の進め方が違うこともあります。そんな中で、新しいツールを導入しても、みんなが同じように使いこなせなければ、その効果は半減してしまいます。今回の北大DX推進室の発信は、単にツールを導入するだけでなく、そのツールを効果的に使うための「情報共有のルール」や「考え方」をしっかりと伝えることの重要性を示しています。これは、大学に限らず、多くの組織がDXを進める上で、とても参考になる視点と言えるでしょう。

職員一人ひとりが、日々の業務でTeamsをどのように活用し、情報をどのように共有していくか。この「職員が変われば、大学も変わる」というメッセージは、DXの本質を突いているのかもしれません。新しい技術を導入するだけでなく、それを支える「人の意識」や「組織のルール」を変えていくことこそが、真のDXにつながるのではないでしょうか。